Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat ihren Hauptsitz in Berlin und Standorte in Brandenburg, Gera, Stralsund und Würzburg. Sie ist der größte Träger der deutschen Rentenversicherung. Als Steuerberater in Berlin helfen wir unseren Mandanten bei der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung Bund.
Welcher Zeitraum wird geprüft?
Mindestens alle vier Jahre sind die Rentenversicherungsträger verpflichtet bei den Arbeitgebern zu prüfen, ob die Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch erfüllt wurden. Die Betriebsprüfung beginnt mit der telefonischen Terminvereinbarung durch den Prüfer der DRV. Danach wird der Prüfer den Termin im System erfassen und die Prüfungsanordnungen für die entsprechenden Jahre für die zu prüfenden Unternehmen versenden. Wir, als Steuerberater in Berlin, unterstützen ihr Unternehmen dabei bestmöglich.
Was wird geprüft?
Im Wesentlichen geht es um die Lohndaten und die Daten aus der Finanzbuchführung. Bei der Betriebsprüfung der deutschen Rentenversicherung geht es darum, ob die folgenden Beitragszahlungen, Umlagen und Abgaben exakt ausgeführt wurden und die Meldungen zur Sozialversicherung (Unfallversicherung, Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung) richtig erfolgt sind:
- Beiträge zur Sozialversicherung
- Umlagen zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) und Mutterschaftsgeld (U2)
- Künstlersozialabgabe
- Insolvenzgeldumlage (U3)
- Unfallumlage
Außerdem finden folgende Überprüfungen statt:
- Überprüfung der Beschäftigungsverhältnisse
- Prüfung von Wertguthabenvereinbarungen
- Überprüfung auf Scheinselbständigkeit
- Auswertung des Berichtes zur Lohnsteuer-Außenprüfung
Im Fokus der Betriebsprüfung durch die deutsche Rentenversicherung stehen auch Minijobs und Gehaltsextras, die den Mitarbeitern vom Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt wurden.
Zusätzlich werden die Künstlersozialabgaben und Meldepflichten nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz geprüft.
Ort der Prüfung
Normalerweise erfolgt die Prüfung durch die deutsche Rentenversicherung vor Ort beim Unternehmen oder beim beauftragten Steuerberater. Coronabedingt fand aber in der letzten Zeit eher die Prüfung auf Distanz statt. Viele Arbeitgeber und Steuerberater bevorzugen diese Art der Prüfung, die mit der euBP gut umgesetzt werden kann, auch weiterhin.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Die Abrechnungsdaten werden in elektronischer Form über das Programm für die Entgeltberechnung und Finanzbuchhaltung, in unserem Fall DATEV, innerhalb einer festgelegten Frist dem Prüfer der deutschen Rentenversicherung zur Verfügung gestellt. Diese Möglichkeit besteht seit dem 01.01.2014. Damit verringert sich der Aufwand für alle Beteiligten im Gegensatz zu einer Betriebsprüfung durch die deutsche Rentenversicherung auf die herkömmliche Art. Der Arbeitgeber bzw. der beauftragte Steuerberater müssen keine Unterlagen in Papierform einreichen und auch keine technischen Hilfsmittel bereitstellen. Den persönlichen Kontakt vor Ort schließt die euBP nicht aus. Der Kontakt zum Arbeitgeber soll weiterhin erhalten bleiben.
Sind die Daten sicher vor dem Zugriff Dritter (Datenschutz)?
Ja. Über geschlossene und gesicherte Kommunikationswege werden die Daten unter Anwendung des eXTRa-Standards übermittelt und in einem geschützten System bei der Datenstelle der Rentenversicherungsträger gespeichert. Die Daten werden nach Abschluss der Betriebsprüfung durch die deutsche Rentenversicherung wieder gelöscht.
Welche Daten sollten unabhängig von einer euBP bereitgehalten werden?
- Sonstige Unterlagen, wie Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Arbeits- und Ausbildungsverträge, Nebenkostenbelege über Reisekosten
- Unterlagen der Fibu, z.B. jährl. Summen- und Saldenlisten, Kreditorenlisten, GuV-Rechnung oder EÜR, Kassenbücher, Journale und Sachkonten
- Unterlagen zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht, z.B. Immatrikulationsbescheinigungen, Schulbescheinigungen, Befreiung von der RV-Pflicht bei Minijobs
- Anstellungsverträge Gesellschafter/Geschäftsführer, Gesellschaftsvertrag, Liste der Gesellschafter, aktueller HR-Auszug
- Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden z.B. Lohnsteueraußenprüfungen
- Nachweise über Elternschaft
- Unterlagen über die Zahlung von Kurzarbeiter- und Saisonkurzarbeitergeld
- Unterlagen zu beauftragten Honorarkräften / freien Mitarbeitern
- Unterlagen über Leiharbeitnehmer, über Entsendung und Einstrahlung, Werkverträge
- Wertguthabenvereinbarungen und Nachweise über Insolvenzsicherung
Sollte sich im Laufe der Betriebsprüfung herausstellen, dass Unterlagen fehlen, wird der Prüfer diese anfordern.
Künstlersozialkasse (KSK) und Künstlersozialabgabe (KSA)
Arbeitgeber sind verpflichtet, Beiträge an die KSK zu zahlen, wenn Sie Aufträge an selbständige Künstler und Publizisten erteilen, um mit diesen Leistungen und Werken Umsätze zu erzielen oder Werbung zu machen. Es besteht eine Abgabepflicht gegenüber der Künstlersozialkasse, wenn Aufträge nicht nur gelegentlich an selbständige Künstler oder Publizisten erteilt werden. Gelegentlich heißt, dass die Summe der Entgelte aus den in einem Kalenderjahr erteilten Aufträgen 450 EUR nicht übersteigt. Keine Abgabepflicht besteht außerdem unabhängig von der 450-EUR-Grenze, wenn der betreffende Arbeitgeber in einem Jahr lediglich 3 Veranstaltungen durchführt. Typische Verwerter sind z.B. Verlage, Rundfunk und Fernsehen oder Galerien und Kunsthandel. Darüber hinaus kann jedes Unternehmen abgabepflichtig sein, dass z.B. seine Website durch einen Webdesigner erstellen lässt, der nach einem Urteil des Bundessozialgerichts vom 7. Juli 2005 als Künstler anzusehen ist. Aber ein Webmaster oder Webadministrator ist kein Künstler und somit ist in diesem Fall keine KSA abzuführen.
Abschluss der Betriebsprüfung
Bevor bei Beanstandungen als Ergebnis der Prüfung durch die deutsche Rentenversicherung ein Bescheid der DRV erlassen wird, gibt es die Möglichkeit der Anhörung innerhalb einer festgesetzten Frist. Wird innerhalb dieser Frist kein Widerspruch eingelegt, geht die deutsche Rentenversicherung davon aus, dass das Recht sich zu äußern nicht wahrgenommen wird und erlässt einen Bescheid für den entsprechenden Arbeitgeber.
Wenn die Betriebsprüfung abgeschlossen ist, versendet der Prüfer das Prüfungsergebnis in Form eines Bescheides zur Sozialversicherungsprüfung (Nachforderungs- oder Erstattungsbescheid). Je nachdem wie der Prüfungsumfang des Unternehmens ist, werden auch Bescheide zur Künstlersozialkasse und zur Unfallversicherung versendet. Gegen die Bescheide der DRV kann Einspruch eingelegt werden.
Die Rentenversicherungsträger erlassen seit 2021 auch Verwaltungsakte über den sozialversicherungsrechtlichen Status von im Betrieb tätigen Ehegatten, eingetragenen Lebenspartnern, Kindern des Arbeitgebers und geschäftsführenden GmbH-Gesellschaftern, wenn noch kein Verwaltungsakt über ihren sozialversicherungsrechtlichen Status vorliegt.
Dieser Text kann eine individuelle Beratung nicht ersetzen.
Bei Fragen können Sie uns gern anrufen (030-8620331-0) oder mailen an info@steuerberater-berlin.de.
Bleiben Sie gesund.
Dr. Alexander Georgi, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berlin
Christiane Georgi, Steuerberaterin, Berlin
Dr. Georgi Steuerberatungsgesellschaft mbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Prinz-Handjery-Straße 77
14167 Berlin
Internet: steuerberater-berlin.de
Email: info@steuerberater-berlin.de
Berlin, 02. Mai 2022
