Inhalt
Einleitung
Es geht um die Rechnung, ein wichtiges Dokument, dass aus dem Geschäftsleben nicht wegzudenken ist. Ein Unternehmer ist hierbei Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger. An dieses Dokument sind verschiedene Voraussetzungen und Bedingungen geknüpft. Im Steuerrecht ist hier auch das Umsatzsteuergesetz (UStG) von großer Bedeutung. Das Versenden der Rechnung an den jeweiligen Geschäftspartner per Post ist auch heute noch durchaus üblich. Im Zuge der Digitalisierung hat eine große Anzahl der Unternehmen ihre Rechnung allerdings bereits im digitalen Format erstellt und per PDF-Datei als Anhang mit einer E-Mail verschickt.
Die Einführung der elektronischen Rechnung, beschlossen mit dem Wachstumschancengesetz am 27.03.2024, betrifft den B2B Bereich und wird in der Praxis große Veränderungen mit sich bringen. Was bedeutet B2B? Der Begriff kommt aus dem Englischen Business to Business. B2B bezeichnet die Geschäftstätigkeiten zwischen mindestens zwei Unternehmen. Die Einführung der elektronischen Rechnung kann für einige Unternehmen Erleichterungen bedeuten. Für andere Unternehmen aber erstmal eine Erschwernis darstellen. Das Unternehmen als Rechnungsempfänger ist ab 1. Januar 2025 zum Empfang der elektronischen Rechnung verpflichtet. Bei Nichteinhaltung der neuen gesetzlichen Anforderungen drohen Konsequenzen, wie z.B. kein Vorsteuerabzug. Daher empfiehlt es sich, sofort mit der Umstellung ihres Unternehmens in Bezug auf die elektronische Rechnung anzufangen.
Geplant ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer, unterstützt von der ViDA-Initiative (VAT in digital Age) der europäischen Kommission, in das die Daten der elektronischen Rechnung eingespielt werden sollen. Diese Maßnahme soll auch dem Betrug im Bereich der Umsatzsteuer Einhalt gebieten. Zeitlich soll die Umsetzung des Meldesystems bis 2028 erfolgen.
Was ist eine e-Rechnung?
Eine e-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Ab 1.1.2025 wird die neue elektronische Rechnung gemäß den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931) verpflichtend eingeführt. Im Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 sind entsprechende umsatzsteuerliche Regelungen enthalten. Das sollte aber keinesfalls als Nachteil, sondern eher als Chance für Unternehmen gesehen werden. Denn durch automatisierte Prozesse und medienbruchfreie Datenübermittlung kann man in der Buchhaltung wertvolle Zeit sparen und Fehler reduzieren. Auch wir, als Steuerberater in Berlin, wollen die Digitalisierung in unserer Kanzlei vorantreiben. Die digitale Finanzbuchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil in diesem Prozess. Deshalb ist es wichtig schon in 2024 mit der Umstellung zu beginnen. Wir stellen bereits in 2024 unsere Mandanten sukzessive auf „DATEV Unternehmen online“ um, damit die verpflichtende Umstellung zur elektronischen Rechnung ab 1.1.2025 möglichst reibungslos erfolgen kann. Elektronische Rechnungen sorgen außerdem für mehr Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Der Vorteil ist, dass die Bearbeitung durchgehend digital erfolgt von der Ausfertigung der elektronischen Rechnung bis zur Zahlung der elektronischen Rechnung. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG bleiben auch bei der e-Rechnung bestehen.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung betrifft zunächst nur Unternehmen im B2B-Bereich, die im Inland ansässig sind, d.h. der Sitz des Unternehmens, der Ort der Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte des Unternehmens müssen im Inland sein. Ausreichend ist auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland.
Zukünftig sind auch Vermieter, die nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optiert haben und steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten, von der Regelung betroffen ab 1.1.2025 elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden.
E-Rechnungen und sonstige Rechnungen
Unterschieden wird zukünftig zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Sonstige Rechnungen sind Papierrechnungen oder Rechnungen in anderen elektronischen Formaten wie PDF per E-Mail. Die PDF-Rechnung ist eine nur bildlich dargestellte Rechnung, die nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Ausnahme: Eine Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung besteht nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro incl. USt, Fahrausweise und Rechnungen an Verbraucher (B2C).
Übergangsregelungen: Achtung!
Unabhängig von den Übergangsfristen gilt für Rechnungsempfänger bereits ab 1.1.2025 die Verpflichtung e-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, da der Rechnungsaussteller ab 1.1.2025 eine elektronische Rechnung ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers versenden darf. Dies ist bis 31.12.2024 nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers erlaubt.
01.01.2025 bis 31.12.2026: B2B-Umsätze dürfen weiterhin als Papierrechnung übermittelt werden, allerdings nicht ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers.
01.01.2027 bis 31.12.2027: Wenn der Umsatz des Rechnungsausstellers für das vorangegangene Jahr die Grenze von 800.000 Euro nicht überschreitet, ist weiterhin die Übermittlung als Papierrechnung möglich, vorausgesetzt der Rechnungsempfänger stimmt zu. Liegt der Umsatz für das vorangegangene Jahr über 800.000 Euro dürfen keine Papierrechnungen mehr ausgestellt werden. Es besteht dann die Möglichkeit Rechnungen nach dem EDI-Verfahren zu erstellen, selbst wenn keine Extraktion der erforderlichen Daten in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht.
Ab 01.01.2028: Die neuen Bestimmungen zur Erstellung von elektronischen Rechnungen und ihre Übermittlung sind im B2B-Bereich verpflichtend einzuhalten.
Zulässige Formate:
Die vorwiegend in Deutschland genutzten Formate heißen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung. Rechnungsausstellern ist es grundsätzlich freigestellt, andere XML-Formate zu nutzen, vorausgesetzt diese Formate entsprechen der europäischen Norm.
XRechnung:
Sie ist ein reines XML-Datenformat. Der strukturierte XML-Datensatz wird maschinell ausgelesen. Hierbei gibt es auch keine Möglichkeit für ein individuelles Firmendesign.
ZUGFeRD-Format:
Dieses Format wurde entwickelt, da die Informationen aus XRechnungen für Menschen nicht lesbar sind. Sie besteht aus einem PDF-Dokument (Bildteil) und einer XML-Datei (strukturierter Teil). So ist die Rechnung im ZUGFeRD-Format für Mensch und Maschine lesbar. Bei Abweichungen wird immer der strukturierte Teil als der führende Teil betrachtet.
Archivierung:
Für e-Rechnungen gelten ebenfalls Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren in Deutschland.
Wichtige TODO`s
Fangen Sie am besten gleich an wichtige Vorbereitungen zu treffen für die Umstellung auf den E-Rechnungsprozess:
- Legen Sie eine zentrale E-Mailadresse an für den Rechnungsempfang. So haben Sie alle Rechnungen im Blick.
- Mitteilung an Geschäftspartner, dass der Rechnungseingangsprozess digitalisiert wird und die Rechnungen ausschließlich an die zentrale Rechnungsadresse versandt werden.
- Hinweis darauf, dass die Rechnung eventuell im Spam- Ordner landen kann.
Für den Empfang und die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen mit DATEV Unternehmen online stehen das Modul DATEV Upload Mail (ZUGFeRD) und das Modul DATEV Upload online (XRechnung) zur Verfügung.
Für das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen steht das Modul DATEV Auftragswesen next zur Verfügung. Versendet werden die E-Rechnungen an Geschäftspartner über DATEV Auftragswesen next. Die E-Rechnung wird automatisch im vom Rechnungsempfänger gewünschten E-Rechnungsformat erstellt und über E-Mail übermittelt. Die Rechnung kann anschließend über das Zusatzmodul Belege online GoBD-konform gespeichert und archiviert werden. Sie kann dann von uns als Steuerkanzlei direkt in der Finanzbuchhaltung verbucht werden.
Umsetzung mit DATEV Unternehmen online
Wichtig ist es jetzt die digitalen Prozesse in 2024 dahingehend voranzutreiben, um rechtzeitig startklar zu sein für die Rechnungsstellung der E-Rechnung ab Januar 2025. Die Umstellung auf „DATEV Unternehmen online“ ist ein wichtiger Bestandteil auf diesem Weg. Wir als Steuerberater in Berlin unterstützen Sie gerne bei ihren Fragen rund um die Einführung der elektronischen Rechnung mit weiterführenden Informationen.
Kontakt
Bei Fragen können Sie uns gern anrufen (030-8620331-0) oder mailen an info@steuerberater-berlin.de.
Dr. Alexander Georgi, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berlin
Christiane Georgi, Steuerberaterin, Berlin
Dr. Georgi Steuerberatungsgesellschaft mbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Prinz-Handjery-Straße 77
14167 Berlin
Internet: steuerberater-berlin.de
Email: info@steuerberater-berlin.de
Berlin, 2. September 2024
Wichtige Fragen zur E-Rechnung ab 1.1.2025 im Überblick
Ist eine Rechnung per E-Mail zulässig?
Die Übermittlung und der Empfang von E-Rechnungen ist per E-Mail, Schnittstelle oder Portal möglich.
Welche Vorteile hat die E-Rechnung?
- Effizienz wird gesteigert durch automatisierte Prozesse
- Reduzierung der Kosten durch Einsparungen für Papier, Druck und Porto
- Fehleranfälligkeit reduziert sich enorm durch automatisierte Prozesse.
- Erhöhung der Sicherheit durch die Übertragung verschlüsselter Daten
- Erhöhung der Transparenz bei Status und Verlauf einer Transaktion
- Sichere Archivierung
- Umwelt wird geschont durch Verzicht auf Papier
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Rechnungen auf Papier oder in anderen elektronischen Formaten, wie PDF (Portable Document Format), gelten als sonstige Rechnungen und sind keine E-Rechnungen. Ein PDF ist nicht maschinell lesbar und beinhaltet kein strukturiertes Datenmodell zur elektronischen automatisierten Weiterverarbeitung.
Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung betrifft zunächst nur Unternehmen im B2B-Bereich, die im Inland ansässig sind, d.h. der Sitz des Unternehmens, der Ort der Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte des Unternehmens müssen im Inland sein. Ausreichend ist auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland.
Ist die E-Rechnung Pflicht?
Unabhängig von den Übergangsfristen gilt für Rechnungsempfänger im B2B Bereich bereits ab 1.1.2025 die Verpflichtung e-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, da der Rechnungsaussteller ab 1.1.2025 eine elektronische Rechnung ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers versenden darf. Dies ist bis 31.12.2024 nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers erlaubt.
Was ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Eine Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung besteht nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro incl. USt, Fahrausweise und Rechnungen an Verbraucher (B2C).
Welches Format hat eine E-Rechnung?
Die vorwiegend in Deutschland genutzten Formate heißen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung. Rechnungsausstellern ist es grundsätzlich freigestellt andere XML-Formate zu nutzen, vorausgesetzt diese Formate entsprechen der europäischen Norm.
Was sind sonstige Rechnungen?
Sonstige Rechnungen sind Papierrechnungen oder Rechnungen in anderen elektronischen Formaten wie PDF per E-Mail.
Was bedeutet B2B?
Der Begriff kommt aus dem Englischen Business to Business. B2B bezeichnet die Geschäftstätigkeiten zwischen mindestens zwei Unternehmen.
Welche Rechnungsangaben muss die E-Rechnung enthalten?
Nach §14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- Das Ausstellungsdatum
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
- Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts bei Anzahlungsrechnungen
- Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
- Den anzuwendenden Steuersatz und Steuerbetrag sowie ein Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung
- Bei steuerpflichtigen Werklieferungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
- Wenn die Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger erfolgt, die Angabe „Gutschrift“
Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?
Nach § 14b UStG sind alle Rechnungen, die ein Unternehmer erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren.
