Steuerliche Aufgaben gemäß §34 Absatz 1 AO
https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__34.html
Als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer in Berlin betreuen wir derzeit über 160 GmbHs und UGs. Wir erstellen die Finanzbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung für die Arbeitnehmer und die jährlichen Steuererklärungen. Hierbei stellen sich öfters Fragen zur Gestaltung von Verträgen – wie z. B. Geschäftsführeranstellungsverträgen und Darlehensverträgen – zwischen der Gesellschaft und den Gesellschaftern.
Die GmbH bzw. die UG stellt eine wirksame Form der Haftungsbeschränkung dar.
Als Geschäftsführer einer GmbH gibt es viele steuerliche Pflichten, die zu beachten sind. Im Folgenden geben wir einen kurzen Überblick über die wichtigsten Steuerpflichten, die ein GmbH-Geschäftsführer zu erfüllen hat.
- Umsatzsteuerpflicht: Jede GmbH, die keine Kleinunternehmerin nach 19 UStG ist, kann umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen erbringen. Der Geschäftsführer ist dafür verantwortlich, dass die Umsatzsteuer ordnungsgemäß berechnet und fristgerecht abgeführt wird.
- Lohnsteuerpflicht: Beschäftigt die GmbH Mitarbeiter, ist der Geschäftsführer für die korrekte Berechnung und Abführung der Lohnsteuer verantwortlich. Hierbei müssen auch andere Aspekte wie Sozialversicherungsbeiträge und eventuelle Lohnpfändungen berücksichtigt werden. Wichtig: eine Nichtabführung der Lohnsteuer wird in der Folge als grob fahrlässiger bzw. sogar vorsätzlicher Verstoß gegen die steuerliche Abführungspflicht gesehen. Besteht im Unternehmen ein Liquiditätsengpass, so muss der Geschäftsführer die Gehälter der Arbeitnehmer anpassen oder andere Maßnahmen ergreifen, die die Abführung der Lohnsteuer sichern.
- Gewerbe- und Körperschaftsteuerpflicht: Eine GmbH ist Kraft ihrer Rechtsform gewerbe- und körperschaftsteuerpflichtig und muss jährliche Steuererklärungen abgeben. Der Geschäftsführer ist dafür verantwortlich, dass diese fristgerecht und inhaltlich korrekt erstellt werden. Ob Steuerbefreiungen anwendbar sind, ist im Einzelfall zu prüfen.
- Der Geschäftsführer sorgt ebenfalls für die ordnungsgemäße Erstellung der Buchführung und Aufstellung des Jahresabschlusses sowie aller weiteren Offenlegungspflichten beim Bundesanzeiger und anderen Behörden.
- Anzeigepflicht: Bei der Gründung einer GmbH oder UG muss der Geschäftsführer dafür Sorge tragen, dass dem Finanzamt die Gründung und Eintragung sowie die Aufnahme der Tätigkeit der GmbH oder UG angezeigt wird.
Persönliches Haftungsrisiko gemäß § 69 AO
https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__69.html
Der Geschäftsführer einer GmbH kann persönlich haftbar gemacht werden, wenn er vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat und aus diesem Grund die Steuern nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt werden bzw. Steuererstattungen ohne Rechtsgrundlage gezahlt worden sind. Dies gilt auch für die steuerlichen Nebenleistungen, z.B. Säumniszuschläge, die aufgrund der Pflichtverletzung entstanden sind.
Spezialfälle
Die verdeckte Gewinnausschüttung (vGA)
Die verdeckte Gewinnausschüttung ist eine Vermögensminderung bzw. eine verhinderte Vermögensmehrung bei der Körperschaft, meist bei einer GmbH. Beispiele hierfür sind:
Vermögensminderung:
Alle Verträge zwischen der Gesellschaft und dem Gesellschafter/Geschäftsführer müssen marktüblich sein und einem Fremdvergleich standhalten. Beispielsweise kann ein zu hohes Gehalt eine vGA darstellen. Weiterhin kann ein dem Gesellschafter zur Verfügung gestelltes Darlehen mit einem zu geringen Zins eine vGA darstellen.
Verhinderte Vermögensmehrung:
Nicht-Abrechnung einer erbrachten Leistung der GmbH an den Gesellschafter.
Außerdem muss diese durch das Gesellschafterverhältnis verursacht sein. Hiermit ist gemeint, dass einem fremdem Dritten, der nicht Gesellschafter ist, dieser Lohn nicht gezahlt bzw. diese Leistung nicht kostenlos erbracht worden wäre. Ein weiteres Beispiel für eine verdeckte Gewinnausschüttung ist ein zinslos vergebenes Darlehen einer Gesellschaft an ihre Gesellschafter. Die verhinderte Vermögensmehrung in Form von nicht berechneten Zinsen stellt die verdeckte Gewinnausschüttung dar. Einem fremden Dritten wäre kein zinsloses Darlehen gewährt worden.
Weitere Kriterien sind, dass keine offene Gewinnausschüttung vorliegen darf und dass der zu beurteilende Vorgang beim Gesellschafter zu den Einkünften aus Kapitalvermögen nach § 20 Absatz 1 Nummer 1 Satz 2 EStG führen kann.
https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__20.html
Gemäß § 8 Absatz 3 Satz 2 KStG dürfen verdeckte Gewinnausschüttungen nicht das Einkommen der Gesellschaft mindern. Bei unserem Lohnbeispiel bedeutet dies, dass der zu hoch gezahlte Lohn keine Betriebsausgabe darstellt und die Gesellschaft dadurch ein besseres Jahresergebnis erzielt, welches zu einer höheren Steuerzahlung führen kann.
https://www.gesetze-im-internet.de/kstg_1977/__8.html
Fazit: Um eine verdeckte Gewinnausschüttung zu vermeiden, darf keine Zahlung auf ein Privatkonto erfolgen, sofern kein im Vorhinein vereinbartes Darlehen besteht.
Verdeckte Einlage(vE)
Bei der verdeckten Einlage geht es, wie bei der verdeckten Gewinnausschüttung, um Vorgänge, die durch das Gesellschafterverhältnis veranlasst sind. Des Weiteren muss ein einlagefähiger Vermögensvorteil der Körperschaft zugewendet werden.
Auf eine detailliertere Beschreibung der verdeckten Einlage gehen wir an dieser Stelle nicht ein, sondern nennen hier lediglich zwei Vorgänge, die vermieden werden sollten:
- Der Verzicht auf bereits entstandenen Lohn
- Der Verzicht auf werthaltige Darlehensforderungen des Gesellschafters gegen die Gesellschaft.
Genauere Fallprüfungen sind nur im Einzelfall und nach Beratung möglich. Sofern Sie weitere Fragen haben ist eine Fallüberprüfung notwendig. Hierzu stehen wir Ihnen als Steuerberater in Berlin gerne beratend zur Seite.
Verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) oder verdeckte Einlage (vE)
Die Differenzierung zwischen verdeckter Einlage und verdeckter Gewinnausschüttung lässt sich mit der Frage klären, wer einen Vorteil aus dem Vorgang ziehen kann.
Zu hoher Lohn bedeutet, dass der Gesellschafter einen Vorteil hat. In diesem Fall liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.
Der Verzicht auf Lohn, dessen Anspruch bereits eingetreten ist, bedeutet, dass die Gesellschaft einen Vorteil hat. Hier liegt eine verdeckte Einlage vor.
Betriebsaufspaltung (BAS)
Im Regelfall gilt es, eine Betriebsaufspaltung unbedingt zu vermeiden.
Unter dem Begriff der Betriebsaufspaltung versteht man die Teilung eines Unternehmens in zwei rechtlich getrennte (z.B. verschiedene Firmen) Unternehmen. Im klassischen Fall der Betriebsaufspaltung, der uns als Beispiel dienen soll, besitzt eine natürliche Person ein Grundstück mit einem Haus sowie eine GmbH, an der die Person zu 100% beteiligt ist.
Für das Eintreten der Betriebsaufspaltung muss nun folgendes gegeben sein:
Das Besitzunternehmen überlässt der GmbH (Betriebsunternehmen) eine wesentliche Betriebsgrundlage (Grundstück / Haus), z.B. in Form eines Mietvertrags. Dies führt zur sachlichen Verflechtung. Da die natürliche Person das Grundstück und die GmbH zu 100% besitzt, ist die personelle Verflechtung ebenfalls gegeben.
| Auch die unentgeltliche Raumüberlassung führt zu einer Betriebsaufspaltung! |
Die Folgen daraus sind, dass die Vermietung keine Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG und damit Vermögensverwaltung darstellen, sondern zu gewerblichen Einkünften umqualifiziert werden. Somit ist ein steuerfreier Verkauf der Immobilie selbst nach 10 Jahren nicht möglich. Das Grundstück mit Haus ist bis zum Verkauf oder der Auflösung der Betriebsaufspaltung steuerverstrickt. Eine Auflösung der Betriebsaufspaltung führt zur Aufdeckung der stillen Reserven. Dies führt wiederum bei positiver Wertentwicklung während des Bestehens der Betriebsaufspaltung zu einem Gewinn, der zu versteuern ist.
Bei dem o.g. Beispiel mit einhergehender Auflösung der Betriebsaufspaltung entstehen Steuern ohne Geldfluss.
Fazit: Zur Vermeidung einer Betriebsaufspaltung darf ein 100% Gesellschafter und Geschäftsführer seine GmbH nicht in seinen eigenen Räumen, die er zu 100% im Privatvermögen hält, führen.
Klare eindeutige Vereinbarungen, im Vorhinein getroffen
Steuerrechtlich gilt der Gesellschafter in der Regel als beherrschender Gesellschafter der Kapitalgesellschaft, wenn er zu mehr als 50 % an der GmbH beteiligt ist. Vereinbarungen, wie Darlehens- oder Anstellungsverträge mit beherrschenden Gesellschaftern müssen, um steuerlich wirksam zu sein, im Vorhinein klar und eindeutig getroffen werden. Ist dies nicht der Fall führt die Erhöhung des Lohns zu einer verdeckten Gewinnausschüttung. Rückwirkende Vereinbarungen zwischen der Kapitalgesellschaft und den beherrschenden Gesellschaftern sind somit steuerlich unbeachtlich.
Um also einer verdeckten Gewinnausschüttung vorzubeugen, gilt es alle Vereinbarungen im Vorhinein zu treffen und die vertraglichen Vereinbarungen zwischen der Kapitalgesellschaft und dem beherrschenden Gesellschafter einzuhalten.
Soll z.B. ein beherrschender Gesellschafter im Dezember eine Sonderzahlung von der Kapitalgesellschaft erhalten, muss die Vereinbarung darüber bereits ein Jahr vor der Zahlung im vorherigen Dezember erfolgen. Wird die Vereinbarung darüber erst später festgehalten, liegt in diesem Fall eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Hier nutzt es auch nichts, wenn die Höhe der Sonderzahlung angemessen war.
Aufstellung des Jahresabschlusses nach § 264 HGB
Nach § 264 HGB haben die gesetzlichen Vertreter – also die Geschäftsführung – einer Kapitalgesellschaft den Jahresabschluss innerhalb der ersten drei Monate des Geschäftsjahrs für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen den Jahresabschluss in den ersten sechs Monaten aufstellen. Somit besteht nach dem HGB die Pflicht für die Geschäftsführer, den Jahresanschluss für kleine und kleinste Kapitalgesellschaften, bis zum 30.06. (bei Wirtschaftsjahr gleich Kalenderjahr) des Folgejahres aufzustellen.
Der Geschäftsführer kann einen Steuerberater mit der „Erstellung“ des Jahresabschlusses beauftragen.
Feststellung des Jahresabschlusses nach § 42a GmbHG
Nach § 42a GmbHG haben die Geschäftsführer den Jahresabschluss unverzüglich nach der Aufstellung den Gesellschaftern zum Zwecke der Feststellung des Jahresabschlusses vorzulegen.
Nach § 42a Abs. 2 GmbHG haben die Gesellschafter bis zum Ablauf der ersten acht Monate oder, wenn es sich um eine kleine Gesellschaft handelt, bis zum Ablauf der ersten elf Monate des Geschäftsjahrs über die Feststellung des Jahresabschlusses und über die Ergebnisverwendung zu beschließen.
Somit hat bei kleinen und kleinsten Kapitalgesellschaften die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwendung bis zum 30.11. (bei Wirtschaftsjahr gleich Kalenderjahr) des Folgejahres zu erfolgen.
Gesellschafterversammlung
Der Gesellschafterversammlung kommt eine große Bedeutung zu.
Eine Pflicht bzw. ein Recht der Gesellschafter ist die Feststellung des Jahresabschlusses sowie der Vortrag des Ergebnisses auf das kommende Jahr. Ohne eine Feststellung des Jahresabschlusses wären die folgenden Jahresabschlüsse nichtig.
Ein weiteres Recht des Gesellschafters ist die Entlastung des Geschäftsführers bzw. der Geschäftsführer. Die Entlastung der Geschäftsführung ist keine Pflicht.
Wir bereiten für unsere Mandanten das Protokoll der Gesellschafterversammlung vor, welches von den Gesellschaftern unterzeichnet und eventuell modifiziert werden muss.
Weitere Pflichten des Geschäftsführers ergeben sich beispielsweise aus
- 238 HGB (Buchführungspflicht)
- 239 HGB (Führung der Handelsbücher)
- 240 HGB (Inventur)
- 242 HGB (Pflicht zur Aufstellung)
- 245 HGB (Unterzeichnung)
- 264 HGB ff
- 34 AO (Pflichten der gesetzlichen Vertreter)
- 69 AO (Haftung der Vertreter)
- 19 GmbHG (Leistung der Einlage; Pflicht der Gesellschafter)
- 30 GmbHG (Kapitalerhaltung)
- 43 GmbHG (Haftung der Geschäftsführer)
Insolvenzantragspflicht
Nach § 17 InsO besteht eine Insolvenzantragspflicht bei Zahlungsunfähigkeit. Gemäß § 18 InsO ist auch die drohende Zahlungsunfähigkeit ein Grund für die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens. Nach § 19 InsO ist die Überschuldung ebenso ein Eröffnungsgrund.
Dieser Text kann eine individuelle Beratung nicht ersetzen. Es wurden nur vereinzelte Rechte und Pflichten dargestellt. Der Artikel kann keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben.
Als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer beraten wir Sie gern. Bei Fragen können Sie uns gern anrufen (030-8620331-0) oder mailen an info@steuerberater-berlin.de.
Dr. Alexander Georgi, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berlin
Christiane Georgi, Steuerberaterin, Berlin
Dr. Georgi Steuerberatungsgesellschaft mbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
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Berlin, 31. März 2023
