Was sind Geschenke? (R 4.10 Abs. 4 EStR)
Geschenke können aus verschiedenen Anlässen an Mitarbeiter oder Geschäftspartner überreicht werden. Das ist unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei oder steuervergünstigt möglich. In jedem Fall immer steuerpflichtig sind Geldgeschenke. Bei Geschenken ist keine Gegenleistung zu erwarten. Andernfalls ist das Geschenk nicht mehr unentgeltlich.
Wir verweisen an dieser Stelle auch auf unseren Blogartikel: Sachbezug – neue Freigrenze ab 2022:
https://www.steuerberater-berlin.de/sachbezug-neue-freigrenze-ab-2022/
Geschenke an Mitarbeiter § 8 Abs.2 Satz 11 EStG 50 Euro Freigrenze
(bis 31.12.2021 – 44 Euro Freigrenze)
Geschenke vom Arbeitgeber an seine Mitarbeiter unterliegen der monatlichen Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 50 Euro und bieten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Vorteil. Die Freigrenze für den Sachbezug gilt seit Januar 2022. Geschenke an eigene Arbeitnehmer berechtigen den Arbeitgeber zum Abzug als Betriebsausgabe. Gutscheine und Geldkarten müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden (neu seit 2020-§ 8 Abs.2 Satz 11 EStG). Wichtig ist die Einhaltung der Freigrenze in Höhe von 50 Euro im Monat. Wird diese überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtiger Arbeitslohn. Hier besteht die Möglichkeit der Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 37b Abs. 2 Satz 1 EStG. Das Wahlrecht muss für das Wirtschaftsjahr einheitlich ausgeübt werden und ist widerrufbar. Die Sachzuwendungen des Unternehmens können mit einem Pauschalsteuersatz von 30 % versteuert werden. Sachgeschenke an Arbeitnehmer, die nach § 37b Abs. 2 EStG pauschal versteuert werden, sind sozialversicherungspflichtig. Ausgeschlossen von der Pauschalierung nach § 37b EStG sind folgende Sondertatbestände:
Firmenwagenbesteuerung, Überlassung von Vermögensbeteiligungen an Arbeitnehmer, amtliche Sachbezugswerte, Rabattregelung nach § 8 Abs. 3 EStG.
Geschenke an Dritte / Geschäftspartner § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 Satz 1 EStG ( 35 Euro-Wertgrenze)
Bei Geschenken an Dritte oder Geschäftspartner ist die 35-Euro-Wertgrenze zu beachten. Diese darf pro Empfänger im Wirtschaftsjahr insgesamt den Wert von 35 Euro nicht übersteigen. Ist der Schenker vorsteuerabzugsberechtigt, handelt es sich beim Wert von 35 Euro um einen Nettobetrag. Wird die Freigrenze von 35 Euro überschritten, wird dem Schenker der Vorsteuerabzug und der Abzug als Betriebsausgabe über den gesamten Betrag versagt.
Grundsätzlich besteht nach § 37b Abs. 1 Satz 1 EStG ein Wahlrecht für Sachgeschenke an Dritte und Nichtarbeitnehmer. Das Wahlrecht kann nur einheitlich ausgeübt werden und ist widerrufbar. Sachzuwendungen können pauschal mit einem Steuersatz von 30 % versteuert werden. Der Empfänger muss das Geschenk in diesem Fall nicht der Einkommensteuer unterziehen. Mit der Pauschalsteuer ist die Steuerschuld für dieses Geschenk abgegolten. Das Wahlrecht muss einheitlich für alle Zuwendungen innerhalb eines Wirtschaftsjahres im Unternehmen ausgeübt werden.
Die Pauschalierung nach § 37b EStG darf nicht angewandt werden, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr 10.000 Euro übersteigen oder wenn die Aufwendung für eine einzelne Zuwendung 10.000 Euro (Luxusgeschenke) übersteigt.
Formelle Anforderungen für die Abzugsfähigkeit von Geschenken
Für die Abzugsfähigkeit von Geschenken ist die Dokumentationspflicht unerlässlich (§4 Abs. 7 EStG). Die Aufwendungen müssen einzeln und getrennt für das Unternehmen aufgezeichnet werden. Es muss fortlaufend und zeitnah gebucht werden (innerhalb von 10 Tagen bis spätestens einen Monat nach Übergabe des Geschenks). Aus der Buchung muss der Name des Empfängers für den Sachbezug ersichtlich sein.
Bei der Aufzeichnung zu Betriebsveranstaltungen im Unternehmen müssen immer die Aufwendungsnachweise sowie die Teilnehmerliste vorhanden sein. Aus der Liste muss eindeutig hervorgehen, ob es sich bei den Teilnehmern um Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Angehörige von Mitarbeitern handelt.
Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer bis zu 60 Euro steuerfrei (R 19.6 LoStR)
Aufmerksamkeiten können vom Arbeitgeber an Arbeitnehmer steuerfrei bis zu einem Wert von 60 Euro je Anlass gewährt werden. Es handelt sich hierbei um einen Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer und nicht um Arbeitslohn. Wird die Freigrenze von 60 Euro überschritten, ist der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig. Es wird regelmäßig die Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG angewandt. Der Anlass muss ein besonderes persönliches Ereignis des Arbeitnehmers oder eines im Haushalt lebenden Angehörigen des Arbeitnehmers oder ein berufliches Ereignis des Arbeitnehmers sein wie z.B. der Geburtstag, die Hochzeit, die Geburt des Kindes oder die Rückkehr aus der Elternzeit, ein Jubiläum des Arbeitnehmers oder die bestandene Prüfung, ein Funktionswechsel bzw. neues Aufgabenfeld.
Achtung! Bei Firmenjubiläen oder zu Weihnachten gilt die steuerfreie Grenze von 60 Euro für Aufmerksamkeiten nicht.
Ebenfalls zu den Aufmerksamkeiten zählen Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, wie z.B. Kaffee, Tee, Wasser und Obst. Auch Speisen, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern unentgeltlich oder teilentgeltlich während einer betrieblichen Besprechung überlässt, zählen zu den Aufmerksamkeiten, sofern der Wert von 60 Euro pro Arbeitnehmer nicht überschritten wird.
Grenze für Streuwerbeartikel 10 Euro gemäß BMF-Schreiben
Zuwendungen wie sogenannte Streuwerbeartikel, deren Anschaffungskosten pro Artikel 10 Euro nicht übersteigen (z.B. Kugelschreiber oder eine Flasche Wein), stellen eine Ausnahme dar und sind nicht in die Pauschalbesteuerung mit einzubeziehen. Die 10 Euro stellen einen Nettobetrag dar, wenn beim Schenker eine Vorsteuerabzugsberechtigung besteht. Allerdings ist hier die Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 50 Euro zu beachten. Werden z. B. mehrere Streuwerbeartikel zu 10 Euro und ein Sachbezug in Höhe von 50 Euro im gleichen Monat an einen Arbeitnehmer gewährt, wäre die Wertgrenze von 50 Euro überschritten. Hier ist eine Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG der Streuwerbeartikel sinnvoll und zulässig.
Betriebsveranstaltungen im Unternehmen – Freibetrag 110 Euro
Seit dem 1.1.2015 beträgt der Freibetrag pro Arbeitnehmer 110 Euro für insgesamt 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr (§19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 4 EStG) im Unternehmen. Voraussetzung für die Steuerfreiheit für den Sachbezug bis zu einem Wert von 110 Euro pro Arbeitnehmer ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Arbeitnehmern die Teilnahme ermöglicht. Bei der Durchführung einer Betriebsveranstaltung im Unternehmen ist eine Teilnehmerliste zu führen. Auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen sind begünstigt. Nimmt der Ehegatte des Arbeitnehmers an der Betriebsveranstaltung teil, teilen sich beide den Freibetrag von 110 Euro.
Wird der Freibetrag von 110 Euro überschritten, ist der übersteigende Teil nach §40 Abs. 2 EStG mit 25 % pauschal zu versteuern. Sozialversicherungsfrei bleibt der pauschal versteuerte Anteil nur, wenn die Pauschalierung der Steuer bis zum Abrechnungszeitraum durchgeführt wurde. Am 28.02. des Folgejahres endet der Abrechnungszeitraum.
Lohnsteuer-Außenprüfung
Im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung haben wir vom Finanzamt als Anlage zur Prüfungsanordnung einen Fragebogen erhalten (Fragebogen zu prüfungsrelevanten Sachverhalten im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung). Findet im Unternehmen eine Lohnsteuer-Außenprüfung statt, werden u.a. die Themen „betriebliche Veranstaltungen“, „Sachzuwendungen“ und „VIP-Logen/Business-Seats“ abgefragt. Die Sachzuwendung und die betrieblichen Veranstaltungen haben wir oben im Text beschrieben.
Eine Sachzuwendung bietet dem Arbeitnehmer und auch dem Unternehmer einen Vorteil, da der Vorteil steuerfrei und sozialabgabenfrei ist. Bitte beachten Sie die Freigrenzen und Freibeträge der Sachzuwendungen, um bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung keine Steuernachzahlungen zu erhalten.
Aus unserer Sicht lohnt es sich, sich mit diesen Themen zu beschäftigen. Der Zeiteinsatz sollte es Ihnen wert sein, da sich hierdurch auch die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen erhöht. Bei genauer Beachtung der Themen kann ein nicht unerheblicher steuerfreier und sozialversicherungsfreier Wert entstehen.
Dieser Text kann eine individuelle Beratung nicht ersetzen.
Bei Fragen können Sie uns gern anrufen (030-8620331-0) oder mailen an info@steuerberater-berlin.de.
Dr. Alexander Georgi, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berlin
Christiane Georgi, Steuerberaterin, Berlin
Dr. Georgi Steuerberatungsgesellschaft mbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Prinz-Handjery-Straße 77
14167 Berlin
Internet: steuerberater-berlin.de
Email: info@steuerberater-berlin.de
Berlin, 9. Februar 2023
